Bezoekafspraken maken: ons specialisme !

A&C is met name gespecialiseerd in het maken van bezoekafspraken in de ruimste zin van het woord.(Ook wel lead tracking/agendabeheer/telefonische follow up etc. genoemd)  Bij dit soort opdrachten werken wij meestal volgens de volgende procedure: 

De adressen
Essentieel voor een succesvolle campagne is een de kwaliteit van de adressen. Hoe nauwkeuriger u selecteert, hoe gerichter er gebeld kan worden. Adressen kunnen afkomstig zijn uit uw eigen bestand. Mocht een bestand ontbreken, dan kunt u voor een geringe prijs adressen uit ons bestand afnemen. Onze database bevat ruim 1 miljoen kale adressen die te selecteren zijn op branche, aantal werknemers en postcodegebied. Mochten er toch adressen extern besteld moeten worden, dan wordt dit zonder opslag aan u doorberekend. 

Inrichten prospect database
Aanlevering van de adressen geschiedt bij voorkeur in een excel-bestand. Vervolgens richten wij een prospect-database in, zodat we altijd aan kunnen geven in welke fase de acquisitie op een bepaalde prospect zich bevindt. Aan het inrichten en onderhouden van deze database zijn geen kosten verbonden. 

Na het inrichten van de database worden alle adressen aan u voorgelegd, zodat de relaties en kontakten gemarkeerd kunnen worden. Deze worden dan niet meer door ons benaderd. De adressen die overblijven worden vervolgens op belformulieren uitgedraaid voor onze agents.

Bureau briefing
Tijdens een eerste briefing leggen wij u een checklist voor met belangrijke vragen. Met behulp van uw antwoorden op deze vragen kunnen wij een goed beeld vormen van uw organisatie, uw commerciële aanbod voor de doelgroep en de doelgroep zelf. Ook organisatorische aspecten zoals wie gaat naar de afspraken toe, wanneer mogen afspraken gemaakt worden etc., worden hiermee afgevinkt. Een voorbeeld van zo'n checklist vindt u hier.

Opstellen belscript
De checklist wordt ook door ons gebruikt om een belscript te ontwikkelen. U geeft aan wanneer een bedrijf interessant genoeg is voor een bezoek en waarom dat bedrijf een afspraak met uw account manager zou moeten maken.(Zgn. USP's) Pas na uw goedkeuring van het belscript wordt gestart met het telefoneren. De telefoongesprekken worden meestal gevoerd uit naam van uw firma. 

Briefing telemarketeers
Als alle voorbereidingen klaar zijn kan de briefing van de telemarketeers plaats vinden. Deze briefing wordt door ons verzorgd, eventueel met uw aanwezigheid. Het draaiboek wat voor uw opdracht is opgesteld wordt doorgesproken zodat iedereen weet welke procedures aangehouden moeten worden. 

Testfase
Na 50 bereikte adressen worden de eerste reakties met u doorgenomen zodat we eventueel het belscript of onze aanpak kunnen wijzigen. 

Definitieve start
Nadat de testfase afgerond is, starten wij met het benaderen van de overige adressen. 
Uit de telefoongesprekken kunnen de volgende resultaten komen: 

Een afspraak 
Een verzoek om informatie 
Geen interesse of interesse in de toekomst 
Onbereikbaar 

Een afspraak
De belintensiteit wordt afgestemd op de beschikbare tijd van de account manager. Als de score bijvoorbeeld 15% is, en een account manager maximaal 16 afspraken per week aan kan, dan bellen wij maximaal 16/15%= 106 adressen per week.(Gemiddeld) 

Afspraken worden direkt door ons in een online-agenda geboekt, echter uitsluitend op dagen die vantevoren met uw accountmanager overeengekomen zijn. Uw account manager boekt eigen afspraken ook in deze agenda zodat er ook met routes rekening gehouden kan worden. Indien een electronische agenda niet wenselijk is, worden door ons gemaakte afspraken minimaal 7 kalenderdagen vooruit geboekt, om dubbele afspraken te voorkomen. 

De afspraakgegevens worden dagelijks aan u doorgestuurd per e-mail of andere wijze. Wij adviseren om elke afspraak 3-4 werkdagen voor de bezoekdatum schriftelijk aan de prospect te bevestigen. Dit bevestigen kunt u tegen meerprijs aan ons overlaten. 

Uw account manager dient het resultaat van de afspraak daarna aan ons door te geven zodat dit in de prospect-database verwerkt kan worden. Als er aan de hand van de afspraak een offerte gemaakt moet worden, dan kan dit eventueel ook door ons verzorgd worden.(Indien gestandaardiseerd) 

Een verzoek om informatie
Er zullen ongetwijfeld informatieverzoeken uit de telefoongesprekken komen. Het versturen van informatie wordt in principe zoveel mogelijk beperkt; Liever maken we een afspraak. Het versturen van de informatie kunt u ook aan ons overlaten. Een week na verzending wordt de informatie telefonisch opgevolgd. Resultaat van deze follow up is dan een afspraak of geen interesse. 

Geen interesse of interesse in de toekomst
Indien een bedrijf geen interesse heeft of in de toekomst (> 6 mnd.) nogmaals benaderd wil worden, dan wordt er een nieuwe benadermaand aan het adres gekoppeld. Maandelijks worden dan deze adressen opnieuw uitgedraaid om benaderd te worden. Dit geschiedt volautomatisch. 

Onbereikbaar
De onbereikbare adressen worden nogmaals gecontroleerd. Mocht het adres niet meer correct zijn, dan wordt dit als onbereikbaar gecodeerd. 

Rapportage
Periodiek ontvangt u van ons alle informatie over het aantal gebelde adressen en de resultaten. De rapportage wordt met u doorgesproken waarbij wij aanbevelingen doen voor het verdere verloop. Periodiek sturen wij u de benaderde adressen retour, vergezeld van een faktuur zodat u weet waar die faktuur betrekking op heeft. 

Hiermee zijn we aan het einde van de cyclus gekomen en kan na evaluatie weer een vervolg overeengekomen worden. 

Voor wat betreft telesales/direct selling geldt dezelfde procedure, doch er worden geen afspraken gemaakt maar bestellingen genoteerd. Bestellingen worden dan direkt per email aan u teruggekoppeld. Eventuele logistieke werkzaamheden betreffende verzending van goederen kan ook aan ons overgelaten worden. 

Als u wilt weten wat een bepaalde telemarketing-opdracht zou gaan kosten, bekijk dan onze tarieven of vraag online een offerte aan. Uiteraard kunt u ook telefonisch informatie opvragen via ons telefoonnummer (040) 246 27 31.